Gestão de Projetos e Portfolios [PPM]

O Desafio

Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas organizações orientadas a projetos é ter um volume excessivo de projetos em relação à sua capacidade limitada.
A identificação da quantidade total de projetos ativos e sua real situação dentro do portfólio da empresa é difícil ou trabalhosa. Na maioria das vezes, a alocação de recursos é realizada de forma ineficiente e imprecisa.
A coleta e a alocação dos custos do projeto, em especial da mão-de-obra interna, algumas vezes nem são consideradas, devido às dificuldades da adoção por parte dos usuários. Para muitas organizações, a elaboração de relatórios de projetos, programas e portfólio, requer muito trabalho manual e está sujeita a atrasos e erros.
A colaboração entre os membros da equipe de projeto muitas vezes não é planejada e, em geral, envolve a administração não estruturada de problemas, riscos, itens de plano de ação e processos de análise de documentos. As práticas de gestão de projetos, com freqüência, não são usadas de forma consistente em toda a organização e o acompanhamento de programas, não raro, envolve esforços manuais e com grande demanda de mão-de-obra.
As organizações, muitas vezes, identificam diversas idéias para projetos, porém, falham na coleta centralizada das informações do projeto e na realização dos business case necessários para cada projeto. Em algumas organizações, os projetos são selecionados sem a definição clara do processo de análise ou dos critérios de seleção.
As organizações também estão em busca de soluções para otimizar seus processos de gestão do portfólio de projetos, mas a falta de integração das informações dos projetos pode invalidar a capacidade de analisar, de forma apropriada, o portfólio completo de projetos. Isso também é um problema para os departamentos de TI, que tantas vezes assumem o demorado esforço de reunir e lançar dados para a elaboração de relatórios.
A administração dos desafios, descritos acima, requer capacidades de gestão de projetos que necessitam de um suporte maior do que uma caneta e papel ou do que as ferramentas de software de primeira geração podem oferecer. As soluções inovadoras de gestão de projetos devem ter a capacidade de abranger todos os membros da equipe de projeto e automatizar múltiplas tarefas de gestão críticas. Elas também devem oferecer funções de análise e alertas para identificar problemas antes que eles afetem as margens e a satisfação do cliente.

O Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma função crítica de gestão, que requer um esforço disciplinado para garantir o êxito. Para serem eficientes, os gerentes de projeto devem ser capazes de monitorar os projetos, portfólios e programas continuamente, a fim de assegurar que as principais ações sejam executadas e que decisões corretas sejam tomadas. Eles precisam de uma ferramenta que permita assegurar o alinhamento dos investimentos estratégicos com as prioridades corporativas, que as entregas serão feitas no prazo e dentro do orçamento, e que os materiais e serviços fornecidos atendam às necessidades e especificações.

A Solução

O SoftExpert PPM Suite – Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma solução robusta e funcional que auxilia na priorização, planejamento, gerenciamento e execução de projetos, portfólios e programas. A Solução SoftExpert PPM é uma suite integrada que permite às organizações gerenciar facilmente os seus serviços, projetos, produtos e recursos.
Priorize e avalie de forma eficaz seus diversos investimentos: O SoftExpert PPM Suite possibilita aos gestores ou executivos uma visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos de sua organização e capacita os tomadores de decisão a priorizar seu investimento de acordo com critérios críticos, como benefícios, tempo, custo e riscos a fim de garantir um melhor alinhamento com as estratégias de negócio e políticas de governança da organização.
Desenvolva o processo de gerenciamento de projeto: Prepare com rapidez e facilidade programas de projetos completos, profissionais e detalhados, com descrições de tarefas, durações, alocações de recursos e dependências de tarefas diretamente no gráfico de Gantt. Administre um plano completo da capacidade da organização e o planejamento dos recursos, o inventário de competências, a carga horária total e a demanda por recursos. Identifique, controle e planeje a forma de mitigar os riscos.
Execute e controle o trabalho definido no plano de gerenciamento de projetos para cumprir seus requisitos: Reduza o tempo de ciclo do projeto com o engine de workflow integrado que automatiza e controla o fluxo de todos os trabalhos do projeto, incluindo notificações de apontamentos e aprovações, as atribuições e a alocação de recursos, bem como encaminhamento e aprovação de documentos. Comunique de forma eficaz as informações sobre o projeto por meio de gráficos e dashboard.
Receba a aceitação formal do projeto, arquive todos os documentos relacionados e registre as lições aprendidas: Um workflow flexível inicia o encerramento do projeto para obter a aprovação de todas as partes interessadas e fornecedores contratados. Listas de verificação e scorecards ajudam a garantir que o projeto foi completado de acordo com o orçamento, cronograma e escopo especificados e que o resultado desejado foi obtido. Crie um relatório de encerramento e avalie os resultados finais do projeto.

  

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